smooth round colorful shapes with wavy edges

Insha ya kumbukumbu Muundo wake ( Step by step).Ni taarifa zilizorekodiwa kuhusu mambo muhimu yaloyozumgumziwa katika mkutano rasmi mwa sajili ya kumbukwa au kurejelewa.

smooth round colorful shapes with wavy edges
Photo by Chris F on Pexels.com

Muundo una kumbukumbu.

Kumbukumbu huwa mkutano wakipekee yenye:

1.    Kichwa.

Kichwa cha kumbukumbu hutaja wanaokutana, aina y mkutano mahali pa mkutano pamoja na tarehe na saa ya kufungika kwa mkutano wenyewe.

–         Kichwa huandikwa kwa herufi kubwa mfano: KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA KAMATI 16/04/2019 SAA NANE KAMILI KATIKA LIKUMBI WA SHULE.

2.    Utangulizi.

Sehemu hii huangazia ushirika wa wanachama katika mkutano.Kwa kawaida kwa wahudhuria.

a.     Waliohudhuria.

Majina ya waliohudhuria hurodhesha uwa mpangilio maalum kwa kuanza na mwenyeketi akifuatwa na naibu mwenyekiti na wengine wenye vyeo katika kamati hiyo.

b.     Waliotumia hudhuru kwa kutohudhuria.

Majina ya mwneyechama ambao kwasababu fulani walikosa kuhudhuria mkutano lakini waliomba ruhusa.

c.     Waliokosa kutuma hudhuru kwa kutohudhuria.

d.     Orodha ya waliokuwa ikiwa wako.

3.    Agenda ya mkutano.

Ni mambo yaliyopangiwa mujadi;

1 maelezeo kutoka kwa mweneyekiti.

2. Kusoma na kudhitibitisha kwa mkutano uliopita.

3. Rekodi ya mkutano wa sasa na maaumizi ya maswala makuu ya agenda.

4. Shughuli nynginezo.

– huwa ni masuala ambayo hayakurodhesha kwenye agenda kuhaliziia kwa mkutano kwa mambo.

4.    Nafasi ya kutiwa sahihi ya mwenye kiti na katibu pamoja na tarehe izo.

–         Sabihi hutiwa kwa mkutano utaofuata baada ya kusoma kwa kudhibitisha kwa mkutano huo kuwa ni sahihi.

Sifa za kumbukumbu.

–         Unapoandika kumbukumbu ni muhimu uhakikishe sifa zifuatazo zinazotokea.

1.    Mambo yaandikayo ni rasmi. – Kwa hivyo yaandikwe kwa muundo na mtindo rasmi.

2.    Mambo huandikwa k.m mkato – Hata kichwa huandikwa kwa ufupi ili kurejelew haraka.

3.    Yaandikwayo ni muhtasari – wa majadiliano na maamuzi ya kundi na sio ya mwanachama binafsi.

4.    Mambo huandikwa kwa nafsi ya tatu na kwa usemi wa taarifa. – wakati hutumiwao ni ule uliopita.

5.    Majina ya wanaotoa mchango hayandikwi isipokuwa tu panapohitajika watu wa kutekeleza mambo fulani.

6.    Huzingatia uakifishaji – mfano herufi kubwa kuandika kichwa, tarakimu kuakifisha agenda.

7.    Hutumia latilahi maalum  kama vile: Lishauriwa, iliandikwa, ilipendekezwa, ilikubaliwa.

Umuhimu wa kumbukumbu ( importance ).

Katika ulimwengu wa sasa mikutano hii muhimu na hufanywa mara kwa mara – kila mkutano rasmi unapofanya kumbukumbu huandikwa kwa ajali ya kuwakumbusha wahusika yaliyozungumziwa hufuatilia utekelaji wa yaliyo afikiwa.

Mfano:

KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA WANACHAMA CHA KISWAHILI ULIOFANYIKA KATIKA UKUMBI WA SHULE YA UFANISI, TAREHE 10 JANUARI 2014 KUANZIA SAA TISA ALASIRI.

Walioudhuria.

Paulo maket – mwenyekiti.

Mariamu zuberi – katibu.

Jepkorir jonui – Mbazihi.

Kasidi Obiera – Mwanachama.

Nyachama Ondieki – Mwanachama.

Johson brown – Mwanachama.

Stacey banks – Mwanachama.

Aliyetuma udhuru.

Wagechi mugo – mwanachama.

Aliyekosa kuhudhuria.

Abdulahi Binda – mwanachama.

Mwalikwa.

Bi Risper Mwasa – mlezi wa chama.

Agenda.

1.    kufunguliwa kwa mkutano.

2.    Kusoma na kudhibitisha kwa kumbukumbu zaawali.

3.    Masuala ibuka kutokana na kumbukumbu hizo.

4.    Kuzidisha idadi ya wanachama.

5.    Kuandaa makongamano.

6.    Kuwafunza wanafunzi.

7.    Masuala mengineyo

8.    Kufunga mkutano.

Deal of the day